Lönsamt företag redovisninsbyrå

Tips & Nyheter

2017-02-13

Digitala och pappersfakturor – vad gäller?

Veronika Paulauskas

Digitalisering

Vi får många frågor gällande om hantering och lagring av  leverantörsfakturor. Här kommer tips från tidningen Balans:

Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan sparas i det skick som materialet hade när det kom till företaget.

Om en leverantörsfaktura kommer till företaget i pappersform ska den sparas i pappersform. Arkiveringstiden är enligt bokföringslagen sju år.

Men det finns en möjlighet i bokföringslagen att föra över information från en form till en annan form, exempelvis genom att skanna in en pappersfaktura, då överförs den från pappersform till elektronisk form. För information som överförs finns särskilda arkiveringsregler.

Om företaget har överfört räkenskapsinformation från en form till en annan ska det ursprungliga materialet sparas i tre år (om företaget har kalenderår som räkenskapsår). Det innebär att om företaget har fått en faktura på papper och skannat in den, ska pappersfakturan sparas i tre år och därefter räcker det att bara spara den skannade kopian de kvarvarande fyra åren.

Om en faktura kommer till företaget via mejl i pdf-format så har den kommit till företaget i elektronisk form och ska sparas i elektronisk form. Själva mejlet behöver normalt inte sparas om all information framgår av själva fakturan, däremot ska alltså fakturan sparas i elektronisk form.

Om företaget skriver ut fakturan på papper har man gjort en överföring från elektronisk form till pappersform. Då är det överföringsregeln som blir tillämplig igen och fakturan i den elektroniska formen ska sparas de första tre åren. Därefter räcker det att spara den utskrivna papperskopian i sju år.